履歴書や職務経歴書を手渡しする場合でも添え状が必要なときがあります！
履歴書や職務経歴書を手渡しする場合、添え状は不要という情報が多いですが、手渡しでも添え状を付けた方が良い場合というのがあります。では、どういった場合に添え状をつけた方が良いのか？
このページでは履歴書や職務経歴書を手渡しする状況別に添え状の必要性を解説していきます。
添え状の書き方や封筒への入れ方が知りたい方は、以下のページの方をご覧ください。
添え状の目的とは？
その理由がわかっていればおのずと、添え状が必要な場合と不必要な場合がわかってきます。以下３点が添え状の目的と役割で、手渡しする場合であってもこのいずれかが満たされない場合は添え状を付けるようにしてください。
手渡しする状況別、添え状の必要性
では、実際にどういった状況のときに添え状が必要になるのか？状況別に添え状の必要有無を解説していきます。
1.企業に訪問し、採用担当官に直接手渡しする
添え状は不要です。
添え状の３つの目的・役割すべてが手渡しする際にできるので、添え状を付ける必要はありません。
2.面接日がある日に手渡しする
添え状は不要です。
履歴書や職務経歴書を手渡しする日に面接もある場合は、手渡す相手が誰であろうと添え状は不要です。添え状の目的と役割は、面接時にすべてクリアすることができます。
3.企業に訪問し、会社説明会に参加するときに手渡しする
必要な時と不必要な時がある。
手渡しする人が誰かという点を常に意識します。手渡しする人が採用担当官であれば、添え状は不要です。ただ、会社説明会の場合、必ずしも人事部や採用担当官の人が実施するとは限りません。もし、人事部や採用担当官の人以外に手渡す場合は、添え状を付けるようにしてください。
採用担当官に直接挨拶できていないという点もありますが、手渡した応募書類の認識のずれ防止が大きな目的です。応募書類が複数枚ある場合、企業側の手違いで一部紛失してしまったとします。このとき、あなたが渡したと思っている書類と採用担当官が受け取ったと思っている書類の認識にずれが発生します。その結果、書類選考で落とされてしまうという可能性もありえます。
添え状があれば、添え状の同封書類の記述で紛失に気が付いてもらえるかもしれません。
4.企業の合同説明会で手渡しする
添え状は必要です。
合同説明会は大きな会場を設けて実施されることが多く、企業側も忙しくされています。応募書類をその場で受け取ってもらっても中を見てもらえるのは後日になります。こちら側も挨拶や同封書類の説明がまともにできない場合が多いです。
さらに、会社とは別の場所で実施されているので手渡したはずの書類の一部が紛失されてしまう可能性もありえます。添え状には同封書類の一覧を記載するので、後日中身を見た際に書類がないことに気が付いてもらえます。
※企業の合同説明会の場合は、手渡す相手が採用担当官の方であっても添え状は付けておいた方が良いかと思います。
手渡しするときの状況がわからない場合の対策
手渡す状況別に添え状の必要有無を解説しましたが、実際は『手渡すときの状況が事前にわからない』、『相手が採用担当官かどうかもわからない』ということの方が多いです。
よって、もっともおすすめの対策方法が添え状を含めた必要書類を封筒に入れて『完全版』を用意しておくということです。
添え状を作成するのにはそんなに時間もかかりません。封筒に添え状を含めて一式用意しておき、その場の状況に応じて添え状だけを抜いて提出したり、履歴書だけを提出したりと臨機応変に対応します。
手渡しする場合の封筒の書き方
履歴書や職務経歴書を手渡しする場合の封筒の書き方ですが、封筒裏面は郵送時と同じです。表面は、赤文字で『応募書類在中』とだけ記載し、宛先や宛先住所は記載しません。
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まとめ
いろいろと例を挙げて添え状の必要有無を解説しましたが、重要なのは手渡す相手が『採用担当官なのか？それともそれ以外の人なのか？』という点です。
添え状は、元々、履歴書や職務経歴書を手渡しではなく郵送する場合に『応募書類へ目を通す採用担当官への挨拶』、『渡す応募書類の認識違いの防止』、『履歴書や職務経歴書で記載できなかった補足事項の伝達』ができないから応募書類に同封して郵送するというのが本来の目的です。
しかし、手渡しする場合であっても採用担当官以外の人に手渡すのであれば、郵送と同じことになります。（手渡した人が採用担当官へ郵便配達してくれるというイメージ）
よって、手渡す相手が採用担当官であれば添え状は不要、それ以外の人であれば必要ということです。
